В небольшом турагентстве типична такая картина: тур забронирован, предоплата внесена, а дальше начинается самое нервное: доплата за тур висит неделями, и менеджер раз за разом о ней напоминает. Клиент отвечает «на днях переведу», срок полной оплаты туроператору приближается, и агентство оказывается между двух огней. Давить на человека неловко, а если деньги не придут вовремя, туроператор может аннулировать бронь — вместе с удачной ценой и хорошими отношениями с клиентом.
почему клиенты тянут с доплатой, если сами хотят ехать?
Почти никогда не из вредности. Между бронированием и поездкой часто проходят месяцы, о сумме вспоминают ближе к отпуску, а дату, к которой нужно заплатить, человек просто не держит в голове. Напоминание в мессенджере теряется среди семейных чатов, звонок в рабочее время неудобен, а реквизиты из старого сообщения приходится искать и переспрашивать. Если в семье платят несколько человек, каждый уверен, что перевёл кто-то другой. Клиент не доплатил за тур чаще всего потому, что ему вовремя не показали понятную сумму, срок и простой способ оплатить.
сколько на самом деле стоит ручной контроль оплат?
Больше, чем кажется. Менеджер ведёт таблицу, держит в голове, у кого какой срок оплаты тура туроператору, и каждый день кого-то обзванивает. В сезон время уходит не на подбор туров и продажи, а на роль вежливого коллектора. Одна перепутанная дата — и агентству приходится закрывать разницу из своих денег или объяснять клиенту, почему поездка сорвалась. А ближе к вылету добавляется поток одинаковых вопросов: когда будут документы, во сколько трансфер, что с багажом.
можно ли поручить это системе и не потерять тёплый тон?
Можно, и маленькому агентству это особенно выгодно. Людей в штате немного, нанимать отдельного сотрудника ради напоминаний и типовых ответов не по карману, а вопросы приходят и вечером, и в выходные. ии-ассистент отвечает круглосуточно, без раздражения и тем тоном, каким вы его настроите.
Турагентству это может выглядеть так. После бронирования клиент получает ссылку на pwa-приложение агентства, которое открывается в браузере телефона без установки. Там видна его поездка, внесённая сумма, остаток и дата, до которой нужна доплата, и кнопка оплаты по QR-коду. За неделю и за пару дней до срока автоматизация сама присылает push-уведомление с суммой, а если человек спрашивает, возможна ли оплата тура частями или когда будут ваучеры, ии-ассистент отвечает сразу и передаёт менеджеру только то, что требует его решения.
с чего начать?
Выпишите текущие брони, где до срока оплаты туроператору осталось меньше месяца, а клиент ещё не доплатил, и отметьте, сколько раз вы уже напоминали каждому вручную. Именно эту рутину первой стоит передать pwa-приложению: автоматическое напоминание об оплате тура вернёт менеджера к продажам, а клиенты перестанут узнавать о сроке в последний день.